Grace Nelson Law

Grace Nelson Attorneys at Law is een advocatenkantoor in familiebezit in Cuenca, Ecuador, dat in het Engels en het Spaans werkt voor mensen die naar Ecuador verhuizen, er vastgoed kopen en hun zaken regelen: visa en verblijf, vastgoed, testamenten en nalatenschappen. Het meeste contact met cliënten verloopt per e-mail, en voor elk antwoord zijn het cliëntdossier, de praktijk van het kantoor en de geldende regels nodig.

Voordat ik de technologie van het kantoor overnam, was ik als jurist (abogado) aan het kantoor verbonden, en dat heeft het ontwerp bepaald: de advocaten houden elke beslissing in handen, terwijl het systeem het lezen, het archiveren en het eerste concept verzorgt.

E-mail wordt gesorteerd voordat enige AI deze ziet: e-mail van het kantoor, webleads, cliënten, derden en ruis, waarbij afzenderauthenticatie vereist is voor alles wat beweert van het kantoor afkomstig te zijn. Elk overgebleven bericht start één agentrun met een limiet van 15 minuten.

• Identificeert de cliënt en werkt het cliëntprofiel en de zaakstatus bij
• Archiveert bijlagen in de map van de cliënt in OneDrive
• Raadpleegt de kennisbank met bronvermelding van het kantoor; alles wat in officiële bronnen is nagezocht, wordt als niet-geverifieerd gemarkeerd
• Controleert vlak voor het opstellen de map Verzonden items en stopt als een advocaat al heeft geantwoord
• Schrijft een ongetekend concept, gelabeld als opgesteld door AI, en gebruikt daarbij uitsluitend goedgekeurde documentsjablonen

Elke veiligheidsregel zit in de tools die de agent aanroept of in de rechten waarmee hij draait. Over instructies valt te twisten; over een ontbrekend recht niet.

• Geen verzending: het verzendrecht is uit de applicatie verwijderd en de toestemming ervoor ingetrokken; een verzendpoging levert een 403 op
• Ontvangers: concepten kunnen alleen aan de gekoppelde cliënt worden gericht, nooit aan derden
• Eén cliënt per run: schrijfacties zijn beperkt tot de cliënt die voor het event is vastgesteld, en de tool weigert een tweede
• Beperkte tools: een shell alleen voor de eigen commando's van de pipeline, bestanden alleen in de werkmap van de run, de kennisbank alleen-lezen
• Sandbox: per run een tijdelijke systeemgebruiker, privénetwerken en cloudmetadatanetwerken geblokkeerd, limieten op geheugen en processen
• De Outlook-mappen van de advocaten zijn van hen: de agent verplaatst, hernoemt of verwijdert ze nooit

De agent antwoordt op basis van een kennisbank in git, niet uit het geheugen. Bij elk cijfer staan de primaire bron, zoals het ministeriële besluit of het artikel, en de datum waarop het is gecontroleerd; de volledige wetteksten staan ernaast. Onderzoeksrondes worden onafhankelijk op feiten gecontroleerd, en de praktijk van het kantoor die uit eerdere correspondentie is afgeleid, wordt alleen opgenomen als de eigenaar van het kantoor daarmee instemt.

Eenmaal per week vergelijkt het systeem elk concept met wat de advocaat daadwerkelijk heeft verstuurd en stelt het lessen voor: een formulering die het kantoor verkiest, een gewijzigd tarief, een stap die het concept miste. De eigenaar van het kantoor keurt elke les goed of wijst haar af; tot nu toe zijn er 61 goedgekeurd. Voorstellen die een naam, een e-mailadres of een telefoonnummer in de kennisbank zouden opnemen, worden automatisch geweigerd.

De pipeline is specification-first geschreven: een specificatie van 4.800 regels met 70 vastgelegde ontwerpbeslissingen en meer dan 100 revisies, gebouwd in tien geplande fasen. Vóór de livegang draaide hij in een testmodus tegen een schaduwdatabase, en die schaduwdatabase werd bij de overgang weggegooid in plaats van samengevoegd.

Circa 38.000 regels Python met 2.869 geautomatiseerde tests. Een deployment pauzeert de wachtrij, wacht op de lopende taak, voert de merge uit en draait de volledige testsuite voordat iets live gaat.

Ik ben verantwoordelijk voor de informatiebeveiliging en IT van het kantoor als geheel, niet alleen voor de agent.

• Rechten in Microsoft 365 en Microsoft Graph volgens least privilege
• Beheerderstoegang uitsluitend via een privénetwerk
• Elke vijf minuten een health check; meldingen bevatten alleen identificatoren, nooit namen van cliënten
• Zelfgehoste securitymonitoring met Wazuh
• Nachtelijke kopieën van de database naar geversioneerde offsite opslag via een sleutel die alleen uploaden toestaat, en dagelijkse schijfsnapshots
• Incidenten worden beschreven met hun grondoorzaak, en de oplossing wordt vastgelegd in de specificatie

In oktober 2026 bouwde ik de website van het kantoor in één dag opnieuw op, van GoDaddy naar Eleventy op Cloudflare, met een redirect voor elk oud adres en contactformulieren met bronlabel. Ik beheer ook de immigratiewebsite van het kantoor, myecuadorvisa.com, waarvan het aantal klikken uit Google Zoeken tussen juni en september 2026 steeg van 1.557 naar 5.181 per 90 dagen.